项目管理软件：10 个行之有效的项目资源分配技巧（第九章项目资源管理）

众所周知，资源大多数时候是有限的，项目经理需要充分利用手头的资源。

项目管理中的资源分配或资源错误配置往往是导致项目失败的最大因素。大多数团队通常在资源“利用不足”和 “过度分配”之间来回摇摆——这两种情况都不利于其效率。

有效管理项目的 10 个资源分配技巧

项目资源多种多样，以下是在管理项目时可以执行的高效资源分配方法：

1. 分析项目范围

在开始制定计划分配工作前，了解清楚所负责项目的范围。确定好项目的类型和规模、最终目标、预算、持续时间等。还需要了解团队及其能力，以便为项目分配合适的团队成员。

2. 确定资源

下一步是战略性地确定和收集所需的资源。由于大多数企业在同一时间开展多个项目，项目经理在人力、财力、物力、地点等方面的可用资源可能有限。请确保有所需的资源可供分配。创建可用和所需资源的列表，并确保它们符合分配的预算。

3. 为变更制定备用计划

作为项目经理，可能已经经历过大多数项目偏离原计划的情况。项目范围、预算或时间表的变更都会影响项目的交付。

对于意外的项目计划变更，项目经理应该始终有一个备用资源分配计划。

4. 将项目划分为较小的任务

项目管理包括将任务划分为子任务、分配子任务、为每个子任务设定固定的预算和期限。资源分配是这一过程的重要组成部分，因为资源是管理和分配给每项任务的，而不是项目层面的。

在将项目划分为任务和子任务时，要尽量识别危险信号，如团队成员无法完成任务或任务之间存在依赖关系。成功将项目划分为若干任务后，就可以制定备用恢复策略，以防出现与预期不符的情况。

5. 跟踪项目进度

资源分配是指有效利用可用资源和团队能力。衡量资源利用率可以有助检查团队的工作情况。密切关注时间跟踪和员工的工作量，确保任务完成的时间不会比平时长。

项目经理可以设置时间估算，确定完成工作需要多少时间。这样就能轻松识别出哪些员工有太多（或太少）工作要做。

使用出色的项目管理软件，如8Manage PM，可以将估算值与实际值进行比较，了解资源是否分配得当。

6. 不要过度分配资源

当资源在给定时间内分配了过多的工作时，就会出现过度分配。如果不加以解决，这个问题会影响成员的工作效率、士气、工作标准等。

作为项目经理，你可以通过以下方式解决过度分配问题：分配额外资源、替换资源、延迟低优先级任务或缩短任务持续时间。

7. 采取整体方法

过于专注于某个过程而忽视了正在发生的事情，是一个常见问题。这不仅仅比较项目预期结果和实际结果。

项目经理应经常评估资源状况。例如，是否有人休假，是否有人生病，团队的日程安排如何？哪怕一个微小的细节，都可能导致项目失败。

8. 资源平衡

资源平衡清楚地说明了在现有资源限制下可以完成哪些工作。

它既可用于人力资源，也可用于物质资源。当关键资源只能在规定时间提供、分配过多或数量有限时，就需要使用这此工具。

9. 使用软件工具管理资源

在这个技术驱动的时代，使用专为简化项目管理和实现团队间协作而设计的项目管理软件，是高效管理资源的有效方法。在8Manage PM项目管理软件中，由于所有强大的功能都集中在一个平台上，项目经理无需在不同地点使用多个工具，从而节省了时间和金钱。

● 自动根据资源技能和可分配时间查找合适的资源
● 跟进资源的计划分配，实际分配和实际使用
● 根据资源分配自动进行费用估算和预算
● 对资源的计划与实际使用记录进行比较分析
● 自动检测资源的过度分配与不合适的资源
● 通过甘特图、项目日历等工具分配资源

使用8Manage PM，你可以完全控制项目，直观了解项目进度，确保团队中的每个成员都在同一页面上。你还可以知道某项任务是否落后于计划，并设置自动提醒任务负责人。

10. 使用资源报告

即使已经勾勒出一个很好的计划，但项目经常会发生变化。因此，资源报告会告诉你，实际情况与计划相比如何。

8Manage PM 提供各种资源计划与使用报表。你可以使用它来创建详细的项目和资源报告，通过简单的路线图时间表和图表直观地了解项目进展情况。你也可以使用系统的单个报告来分析所有项目的绩效和进度，并充分利用资源管理报告提前制定计划。

结论

规划和实施高效的资源分配可以为企业带来多方面的好处。它有助于消除不必要的工作延误，应对范围的突然变化，并跟踪项目进度，以确保企业从有限的资源中获得最大收益。

但资源管理非常复杂，经常动态变化。如果没有8Manage PM这样的实时项目管理软件，几乎不可能进行充分管理。