12-03：企业“合同台账”怎样设计和登记才算规范？（合同台账应该登记什么内容）

提出问题：企业对交易合同进行了登记但存在登记要素设计不完整未能反映合同实际执行情况

经检查：

某企业2019年、2020年、2021年三年的采购合同文件台账，发现存在以下需要改进的地方：

1.合同台账要素设计不完整，主要体现：（1）缺乏交易采购策略记录，采购合同登记为设计设置采购策略栏，所记录的合同交易是否属于公开招标、邀请招标、竞争性谈判及询价采购方式或者是单一来源采购方式不清晰；（2）未设置合同执行状态栏，交易合同是否执行完毕不清晰；（3）无合同交易相对方的联络地址、联系人及联系电话等信息栏；（4）是否属于续签合同未进行栏目识别；（5）未设置资金支付情况等信息统计栏，从而导致合同台账登记过于简易，无法反映合同实际执行情况；（6）合同编码未连续编号；（7）合同是否出现重大变更未标识栏；（8）框架合同实际执行情况不清晰，无法判断是否存在规避采购策略的行为；（9）合同未进行有效的按类型分类管理登记，未根据《合同法》规定的合同类型进行登记管理，将买卖合同、共用电、水、气、热力合同、赠与合同、借款合同、租赁合同、融资租赁合同、承揽合同、建设工程合同、运输合同、技术合同、保管合同、仓储合同、委托合同、行纪合同、居间合同登记到同一个表格中导致识别困难；

2.年度未对合同执行情况进行总结分析，归口管理单位未对执行完毕的合同进行有效的标识，未建立合同履行情况评估分析制度，导致对合同的执行过程潜在的交易风险未能有效的识别。

审计意见：

1.根据《企业内部控制应用指引第 16 号—合同管理》（四部委联合颁布）“第十五条 合同管理部门应当加强合同登记管理，充分利用信息化手段，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更等情况，实行合同的全过程封闭管理”；

2.根据《企业内部控制应用指引第 16 号—合同管理》（四部委联合颁布）“第十六条 企业应当建立合同履行情况评估制度，至少于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估，对分析评估中发现合同履行中存在的不足，应当及时加以改进”。

审计建议：

1.合同归口管理部门应当加强对合同登记的管理，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更情况，实行对合同的全过程管理；

2.应根据经济合同业务的性质和交易类型设计不同类型的台账，如在采购、服务销售合同的基础上可以将台账分为资本化采购及费用化采购合同等，合同台账登记归口管理部门应确保合同台账登记的完整性；

3.年度末了合同台账归口管理应对全年的合同执行情况向上级部门提交执行情况报告，对尚未执行完毕的合同应进行标注，分析潜在的合同执行风险。