本期主编：星辰：高校档案管理系统有哪些功能？

随着现在的教育水平上涨，各高校的招生人数也在不断地增加，学生的数量也是空前壮大。那么高校的档案工作将会迎来新的挑战。那档案管理难怎么办呢？

别急，科技的创新也为管理工作带来了新型的工具“档案管理系统”，那么系统到底有哪些功能呢？可以帮助我们做到哪些呢？今天就给大家分享一下，记得收藏喔。

往期也分享了关于档案管理的专业知识，也可以关注留言“档案管理”获取精心准备的资料。

档案管理，我来帮你，我是案多星，进入分享时间。

高校档案管理系统功能

一、 文件接收功能

在面对学生的档案从其他地区转移到本校时，将会接收此学生的一系列档案数据，放在之前就需要很多专门人员去手工接收。

并且还要花时间进行核对，不仅费时费力，而且还需要更多的成本。档案管理系统就提供了文件接收的功能。

可以通过数据接口获取归档文件，以档案系统与其他应用系统间设立中间库的形式，接收其他应用系统产生的待归档文件，选择要进行归档操作的文件，提交后纳入一般归档流程中；

二、 归档文件维护

在接收到文件后，一般会进行维护工作，因为档案是要长时间进行利用的，所以在保存与维护上做好充足的准备。

系统将代替人工的操作，因为以往的人工操作效率是很低的，对于数量庞大的档案，需要花费很多的时间来工作。

而系统可以自动对归档文件的条目信息进行增加、修改、删除、查看详情以及对附带电子文件的上传等操作；提高工作的效率。

三、 归档流程控制

系统以工作流的方式控制归档整个过程，包括将文件或案卷根据预定义的处理流程提交流转到下一操作环节，或退回上一环节，以及查看在流转过程中产生的流转记录。

这些功能也只是档案管理系统功能中的冰山一角，系统带来的不只是这简简单单的流程简洁化，更多的是工作方式以及投入的转变。

现在也有很多高校以及档案馆开始使用档案管理系统，并且也获取了不小的收益，也在档案管理这项工作中取得了很好的成绩。

那么这样一个投入小、收益大的档案管理工具，你会选择使用吗？

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