政府部署电子档案管理系统有哪些意义（政府部署电子档案管理系统有哪些意义和作用）

随着时代的进步，互联网时代的发展，自动化办公的普及，政府提倡“智慧城市”建设已经进入正式进程，政府传统办公方式逐渐朝着自动化发展，纸质档案方式也在逐步减少，政府尽快完善电子化档案管理工作，办公管理自动化，会议文件数字化，政府采购电子档案管理已经得到广泛应用。政府采购，部署电子档案管理系统有哪些重要意义？

政府采购，部署电子档案管理系统的必要性：

一，法律法规的规定。《中华人民共和国政府采购法实施条例》第四十六条和《政府采购代理机构管理暂行办法》第十六条均有规定，采购文件可以采用电子档案方式保存。相关电子档案应当符合《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国电子签名法》的要求，《中华人民共和国政府采购法实施条例》释义亦对电子档案保存作了进一步明确。

二，随着现代电子信息的迅猛发展，电子档案管理已是档案管理急需适应的一种新模式。各地全流程电子化采购和远程异地评标的不断推进，其档案管理除了传统的少量纸质文件，更多的是通过电子交易系统、竞价系统、监控系统获取的电子招标文件、电子投标文件、电子评标报告、照片、线上合同、音视频等电子文件及元数据，传统的纸质档案管理模式已逐渐不能适应现实发展的需要。政府采购档案存储时保存电子档案数据，利用时可计算机网络提供，必要时打印纸质档案证明，其优点是传统纸质档案望尘莫及。

绍林科技作为我国早期高科技软件企业，1988年已开发出我国第一套文档一体化软件产品会博通，亦是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商之一。在过去30年，他们一直潜心研发综合知识管理系统，不断升级，为打造组织知识生态链而努力，现在已经成为经国家认证双软企业，国家重点支持的高新技术企业。会博通在知识管理、文档管理、档案管理、证照管理、办公自动化、人事档案管理，合同管理等领域走在世界领先水平。曾为南方电网、中国银行、农业银行、中国电信、日立电梯、佛山人大、中粮集团、珠江钢琴等党政机关、企事业单位部署综合档案管理系统，提供档案管理信息化建设方案，促进档案管理工作创新、提高效率。资深市场调研经历指出，我国电子档案管理存在档案管理不够规范，档案管理意识不强，管档人员水平有待提高三方面问题：

1），档案管理不够规范。就我国政府采购电子档案管理发展而言，目前还处于起步阶段，有许多的操作并不规范，不符合《档案法》和《电子签名法》的规定，不满足电子签名法的数据电文原件形式和文件保存要求及数据电文要符合可靠电子签名的三个条件，电子档案分类、档号命名也还不太规范。

2），档案管理意识不强。政府采购业务档案是政府采购活动的历史记录和有效凭证，具有重要的查考价值和证明作用，但部分代理机构未认识到政府采购档案管理工作的重要性，政府采购档案管理制度不够健全，档案存储条件落后，档案霉变、散失损坏、电子文件无电子签名或数字印章等在一些地方时有发生。

3）后是档人员水平有待提高。各代理机构不注重对档案管理人员的配备和培训，政府采购档案管理人员专业素养与职业水平普遍较低，甚至多数人无相关工作经验，更很少参加过电子档案管理和保密知识的系统培训，从而不能掌握我国现行政府采购有关程序与档案相关法律规范，不能熟练掌握相关电子信息设备的运用，在管理过程中缺少安全保密意识，导致档案管理人员不熟悉电子文件归档和电子档案的管理，使其不能有效完整收集、整理和归档等，造成政府采购电子档案管理效率不高，同时电子档案保密性存在诸多不足和漏洞。