如何做好建设工程档案管理？这4点该牢牢切记（建设工程档案整理）

在建设工程项目中，工程资料、工程档案是直接反应工程在施工过程中的真实记录。保管好工程项目资料是建筑企业发展的客观需要，也是反映工程质量的基础材料，还是施工企业管理水平的综合体现。

建设工程档案如此重要，那么你了解工程档案吗？工程档案包括哪些内容，又该如何管理？本篇文章从全局的视角为您梳理工程档案管理应用。

01建设工程档案管理包括哪些内容？

建设工程档案又称为项目档案、基建档案，是指在建设过程中形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录的总称。

从具体工程工作流程的角度上来说，工程资料管理是为工程资料的填写、编制、审批、收集、整理、组卷、移交及归档等相关工作。主要是对文字材料、图纸、图表、声像材料等。

建设工程档案形成的过程贯穿可研-立项-初设-开工准备-施工-竣工验收全生命周期，包括建设项目从从提出、立项、规划、征地、勘察、设计、招投标、施工、建立到竣工验收备案等工程建设全过程形成的各种载体的文件和资料。

具体来说，工程建设档案资料是指规划文件资料、建设文件资料、施工技术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料、声像资料等资料。

02工程建设资料如何转化为档案？

我们知道，档案是保存备查的历史文件。档案是由文件或叫文书转化而来的。广义的“文件”不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、各种手稿等工作中直接使用的材料。资料是一个相对性的、动态性极强的概念，外延极宽。只要对人们研究解决某一问题有信息支撑价值，无论其具体是什么，均可视为资料。

那么工程资料如何转化为工程档案？需要满足以下三个条件：

（1）办理完毕或处理完毕的文件才能作为档案。

（2）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。

（3）按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案。

03建设工程档案都有哪些载体？

工程档案的记载手段是多种多样的，除了纸质材料外，还存在大量其它形式的载体，包括磁性材料、感光材料和其它合成材料等。

建设工程文件和档案资料的特殊载体档案包括声像档案、电子档案。建设工程声像档案是竣工档案不可缺少的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物、地貌和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片、录音、录像档案。

录音、录像档案，是指专门的器械和材料，采用录音、录像的方法，记录声音和图像的一种特殊载体的档案，分为机械录音档案（唱片档案）、磁带录音档案和磁带录像档案等。

照片档案是指采用感光材料，利用摄影的方法记录形象的历史记录。电子档案，是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，如磁盘、磁带、光盘等。

04如何管理建设工程档案？

1）满足多类型、多格式档案存储需求：建设工程档案不论是从内容上，还是从载体上来看都是多种多样的，为确保档案的完整和真实，要求档案管理工具或方式能够对工程所涉及到的档案进行全方位的存储与保管。

2）能够将档案进行电子化保存：在电子化档案管理系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，既可以长期保护档案，也可以提高档案的利用率，提高档案信息的时效性。

3）满足档案高效搜索需求：建设工程档案的存储是为了档案的利用，而利用的第一步就是档案的搜索，依靠高效的档案搜索平台，可以让工程档案的利用更为高效。

会博通建设工程档案管理系统，深入工程档案建设各个环节，能为工程项目建设提供包括dwg、doc、docx、xls、ppt、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等二十多种格式在内的档案资料存储。同时，会博通也提供扫描仪接口，您可批量性地将扫描文件导入系统当中。在搜索平台方面，会博通自研的高效搜索平台内嵌于系统中，您只需在搜索框输入关键词，即可快速触达所需档案。

在会博通系统中进行全文搜索，在限定类型中勾选全文搜索选项就可以在档案正文中搜索出包含关键词的内容，并精准反馈所有的文件。比如我们在检索词中输入“文件”，点击搜索，系统便会检索全部包含“文件”的内容并反馈呈现，效果如下图所示。

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