99.5%的项目都会失败?想干成大事需要做到这三点!(做项目失败了怎么办)
世界上最知名的项目管理专家、牛津大学教授傅以斌从16000个项目中发现了一个惊人事实——99.5%的项目会失败。研究发现,无论人力物力多么充足,大项目也难逃三大铁坑:预算超支,时间超期,效益不足。傅以斌称之为“大型项目铁律”。然而,他同时也发现,有0.5%的项目成功避免了大项目铁律。通过总结这些项目成功的经验,他提出了做成大事的11个启发式,比如“慢思考,快行动”“组建完美的团队”“雇用有经验的人”等等。对这些启发式的遵循与否,决定了每一个项目的成败。
干成大事所需要的三大建议(节选)
《怎样做成大事》提出了一个非常重要的题目:为什么许多大项目,无论是铁路、桥梁、隧道、体育馆、太空望远镜或者奥运会,还是复杂重要的IT项目,都很可能超预算或者延迟交付?换句话说,为什么许多项目完成了之后与开工前的承诺差距非常大?
答案很简单,有两方面的原因。
第一个主要原因:项目越大,政治影响的因素就越多,权力的角力过程中,战略误导成为一种常态,无论是现实中的政客还是企业中的管理者,为了让项目能够立项,为了让自己能够受益——很多时候立项了就能受益,在项目预估的时候给出过于乐观的预测很正常。
类似的例子很多。为了让1976年的奥运会能够在蒙特利尔举行,该市的市长尚·达坡不惜说出这样的大话:“蒙特利尔奥运会不可能出现赤字,就像男人不可能生孩子一样。”最终奥运会结束,预算超了700%以上,当地报纸刊登了一幅达坡(男性)怀孕待产的漫画。达坡却满不在乎,功成名就,不待选民投票,自己就光荣退休了。因为兴建各项体育馆开支甚大,主场馆建造过程困难重重,很多工程一直拖到奥运会闭幕后十多年后才完工,蒙特利尔市政府多年来债台高筑,总共10亿美元的债务直到30年后的2006年11月才还清,成为现代奥运会历史上亏损最严重的一次。
对于蒙特利尔奥运会的教训,愤世嫉俗的政客会对新手说,千万不要太天真,所有的大项目一开始的预算都只能当作预付款,后续总是要增加款项的。
第二个主要原因:越是大的项目,计划、研究、讨论的时间常常越短,经常是一把手拍板了就上马。《思考,快与慢》作者、经济学家丹尼尔·卡尼曼对此有深入研究。他提出人们思考的时候会运用系统1与系统2,前者依靠直觉,快速决策,后者则细思慢想。问题恰恰出在这里,很多领导者在做出大决定的时候,并不会花上太多的时间,很可能利用系统1,按照自己的直觉来做决策,而且一旦决定了也不会再花时间思考,原本应该仔细思考、权衡各种可能选项的流程变成了拍板会。
那庞大复杂的项目到底应该怎么管理?《怎样做成大事》给出了非常具有实操性的三点建议:
1、慢思快干。详尽规划,在规划中注意吸收反馈、不断迭代,但执行起来要快,千万不要有拖延症,或者让外部因素有干扰的机会。
2、找到跨界的现实中的参照系。庞大项目常常被认为是独一无二的,但如果学会跨界,就能在其他领域找到类似的项目作为参照,减少探索中试错的成本。
3、重视经验的价值。大项目经常会被用来标新立异,一方面希望最大、最高、最长,刷新世界纪录,另一方面也希望尝试新设计、新技术。真正想要让大项目按时、按预算完成,使用经过考验的设计和技术更稳妥,因为经验中有封装的智慧,会减少意外的发生。
整体而言,大项目如何完成,需要避免政治上的各种算计,也要避免心理上的错觉,最好的办法就是初期时详细规划,实施的时候雷厉风行。
林肯曾经说过,如果有5分钟时间砍倒一棵树,他至少会花3分钟磨斧头。大项目做好细致的准备非常重要。准备是安全港,花再多时间去琢磨都不为过,但实施却是穿过风暴渡海而行,风险巨大,不确定性激增。
其实不仅仅是大型建筑,无形的项目(比如一部大制作的电影,一部电视剧,甚至一个重要的创业项目)也都需要充分的准备,这也是为什么为了拍摄《繁花》,王家卫要十年磨一剑。
皮克斯动画工作室就特别看重准备。为了筹备一部动画片,皮克斯一般会动用一个导演再加5至8名插画师,为一部90分钟的影片制作2700多张镜头脚本的故事板,每张故事板讲述大约两秒钟的故事,再加上由员工念的对白和简单的音效。
虽然不断修改剧本很花费时间和精力,但相比真正制作动画而言,准备的成本仍然很小,而且让外部人士可以直观地感受到片子想要呈现的故事和剧情演进,并据此给出反馈。
迭代是关键词。故事板呈现出来的情节可以在吸纳反馈之后不断修改,不断试验,也让项目的各个方面——从大脉络到局部细节都可以被检验。
准备充分,意味着在实施时需要临时考虑的问题要少得多。当然,细致准备也会避免人们常常犯的“厕所实验”的错。所谓厕所实验,就是为了让人知道:自己其实对很多东西都是一知半解,却以为自己知道。比如,如果让你解释抽水马桶的工作原理,或者自行车骑行背后的科学道理,很多人是知其然,却不知其所以然。
详细规划,哪怕多花点时间都没问题,这样可以权衡各方面的意见,也不给政治投机者以机会。如果重大项目讨论时间短,开弓没有回头箭,就会让投机者得逞。执行的时候雷厉风行则完全不同,同样需要的是减少可能出现“黑天鹅事件”的时间窗口。计划赶不上变化就是这个意思。
一个项目拖的时间越长,不可控因素出现的概率就越大,项目拖延、遇到阻碍、资金链断裂等一系列问题都会给项目的完工造成影响。