您的手机有个大用途在闲置！5分钟教会您建立个人信息管理体系！

(第一篇)

您是否有过这样的经历，临时需要提供护照信息、学历信息、房产信息、荣誉信息、车辆信息等情况时，翻箱倒柜的找原件，搞得自己焦头烂额还差点误事儿。

到医院看病，医生让提供以前的诊断记录却找不到。医生开的药方时间久了忘了，再犯同样病时，还要找医生开药方。

孩子第一叫爸爸妈妈的声音、孩子历年大考的成绩记录，明明存起来了，但是，由于资料太多，用的时候怎么找都找不到。

个人随笔、心灵感悟、工作笔记，会议记录等，记完了想翻阅其中的一篇，找的时间多于看的时间。

自己收藏的书画、玉器、钱币、邮票、瓷器等等，需要用的时候，最重要那件却想不起来放哪儿了。

如果您存在上述的问题，那么请关注我。我将用三篇文章，教会您建立自己的私人“百度”，实现个人信息智能管理，使你的工作生活更为便捷高效。

1、 建立个人信息管理中心的第一步，在手机上下载一款云笔记软件。

所谓云笔记，即具备跨平台功能的信息管理软件，输入或上传信息会自动同步到手机、电脑、平板等多设备。

云笔记可以处理文字、图片、录音、网页、文档、表格等，支持丰富的文件格式，具备智能搜索功能，输入或上传内容快速同步到云端，不会丢失数据，同时，具有共享和分享功能。

目前，市场上比较知名的云笔记软件有“印象笔记”、“有道云笔记”、“为知笔记”等。用户可以根据自己的使用习惯自行选择。

2、 建立个人信息管理中心的第二步，是搭建个人信息管理中心体系。

搭建信息管理中心体系，其实就是对个人信息进行分类的活动，这是个人信息管理的起点和基础。

信息管理体系没有统一模式，不同的人员，因为年龄不同，工作和兴趣爱好不同，信息管理体系的类目也应各不相同。

图1：信息管理体系图例

家庭信息管理体系一般分三个层级。即一级类目、二级类目、三级类目。（见上图）

为了使信息管理体系整洁有序又具备延展性，要对一级类目、二级类目进行编码。

编码通常有两种方法。一种是英文字母 数字；一种是杜威十进制编码法。

这两种编码方法都具备自动排列、充分延展的特点，能满足未来个人信息增长需要。

图2：英文字母 数字编码法

图3：杜威十进制编码法

3、 个人信息管理体系的分类要求。

在搭建信息管理体系时，要清楚自己建立信息管理体系的定位是什么？主要想解决哪些问题？哪些信息需要进入管理体系？想清楚这些问题后，就可以搭建自己的家庭信息体系了。

搭建前先用“思维导图”列出体系名称，审视没有大的问题后，就可以具体操作了。

分类要坚持统一维度的原则，不能一会儿按照流程分类，一会儿又按照时间分类，多维度分类会导致存档内容的混乱，给后期使用造成麻烦。

分类一般按照事物“性质”进行并尽量简洁。好的分类不是数量越多越好，而是能把纷繁的事物高度概括，形成条理清晰的脉络，使用起来才会方便顺手。

太细的分类会把信息管理体系变得繁杂，粗放的分类 云笔记强大的搜索功能，会使家庭信息管理体系更加灵活高效。

4、 个人信息管理体系的命名要求。

信息管理者要清楚的知道建立个人信息管理体系的思路，知道一级类目、二级类目有多少，一级类目、二级类目命名要能体现对同一事物的高度概括。

三级类目笔记的命名则比较灵活，一般都是由笔记标题 存储时间 关键词构成，必要的时候，可以在一些重要笔记前加星号予以强化。

一级类目中，通常把“收件箱”放在最前面。“收件箱”是个人信息的中转站，进入信息管理体系的笔记或者文档，一般都先进入“收件箱”，再由信息管理者审阅后或是删除，或是进入相应的笔记本。

对于一些类型明确的有保存价值的笔记或文档，也可以直接进入相应的笔记本中。

再则就是“工作台”，通常在“收件箱”之后，存储在“工作台”中的文档或者笔记，通常都是信息管理者当下正在处理的项目或工作内容，等项目或工作内容完结后，再把办结的文档移动到相应的笔记本中归档。

笔记查找一般都是通过搜索来完成的，只要记住笔记中的关键词、标注的星号或者时间，都能通过模糊查找快速找到目标文档。

本课的讲解就到这里。如何建立个人信息管理体系您学会了吗？在接下来的两节课里，我将为大家讲解家庭档案、个人藏品的收集、整理、保管、利用以及信息安全问题。

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