广东多个高校与易臣签约OA办公系统，提效办公管理水平（广东易臣协同办公）

近日，广东多个高校与易臣签约OA办公系统，积极利用互联网技术，持续推陈出新助力信息化改革，打造智能化、服务化、协同化的协同办公生态体系。

广东多个高校通过2022年一期项目智慧校园建设工程，已建成校园管理系统OA办公系统项目基础平台。此次与易臣合作，易臣采用多种调研方式，包括现场座谈调研、电话调研、线上调研等，通过详细深入的了解，确定了本次合作项目的拓展建设方向：

在继承的基础上，充分考虑用户使用习惯，不因为新系统功能的升级而加大用户的使用难度。

新系统做到操作简单，查询方便，界面简洁，提醒及时，扩展性佳、维护性好、安全性强、流程和报表可自由定制、办理节点清晰透明、功能模块强大易用、文件分类清晰、权限分配灵活、工作流程规范化、智能化、定制可视化、内外信息交流一体化，真正实现全流程无纸化办公。

高校OA办公系统亮点功能

易臣为广东多个高校搭建办公OA系统，包括：首页、个人工作台、公文管理、行政事务、外出管理、公共信息、会议管理、知识管理、等功能模块，支持移动客户端采用企业微信或手机扫码下载APP端后登录使用，实现随时随地完成各项单位业务审批办理。

一、办公首页

集成统一入口、统一待办、统一消息、统一搜索、统一用户管理的一站式工作平台，包含待办工作、已办工作、通知公告、消息中心、工作提醒、通讯录、日程安排等模块呈现。

• 汇集所有已经集成的业务系统的待办、已办等事项信息，方便统一管理需要处理的公文、文件、会议通知等工作；
• 展示单位内部及其相关的公告信息、新闻；
• 以弹窗的形式向系统用户推送工作提醒、消息。
• 提供个人日程管理功能，用户可以起草属于个人的事项、日程安排或计划等。

二、个人工作台

支持处理待办、待阅、起草文件，将用户具有起草权限的所有公文、文件、审批单全部列在“起草中心”栏目下，用户可通过本栏目快速的启动各种业务处理流程。提供个人日常办公统计设置、界面设置、外出授权设置功能，每个用户均可设置一个或多个文种办理文件时的常用意见词。

三、办公审批

1、公文管理

支持学校各级职能部门公文全流程电子化管理，涵盖组织单位内部、跨组织间的公文收发、交换。具备灵活、便捷、强大、安全等特点，支撑公文高效下达，让组织协作高效开展。

• 提供单位内部和对外公文的起草、编辑正文、上传附件、审核、会签、签发、套红盖章、打印、发送文件等功能。
• 提供单位内部进行文件传阅，包括发起申请、送待阅、查看阅文记录。
• 提供公文归档功能，所有流程结束的文件将被归档到档案库中，可以建立收文文件、发文文件、内部行文等分类。
• 公文流转中集成MS OFFICE、WPS、永中office等文本编辑软件，可通过键盘或手写进行批注、正文在线编辑。

2、督办管理

督办工作是学校决策执行程序中必不可少的重要环节,可视化督办工作能有效确保学校重要工作事项得到坚决贯彻落实,协助组织提高督办工作效率、改变督办工作作风、强化督查工作标准。

• 项目立项，实现督办单位重要督办事项的创建，审批管理。包括但不限于会议决议、重点工作、领导直接交办、公文督办等类型任务下发。
• 任务分解：任务承办人签收任务后可对任务进行进一步分解，同时制定详细的督办计划，指定相关事项具体负责人、计划完成时间、计划目标等。
• 督办提醒，系统将根据用户的响应时间向承办者、交办者及分管领导自动发起督办提醒，以保障决议执行高效。
• 统计分析，提供丰富的统计分析数据报表，实现按事项办理状态、按类别、按部门、按周期等方式汇总统计，实现穿透式查询。

四、会议管理

会议管理贯穿学校各类会议的前、中、后期,贯通线上线下,提供“保姆式”会议组织流程,轻松解决会议室冲突会议进展不详、资料零散分布等问题,助力学校实现会议全流程智能化，进一步提高办会效率、降低办公成本。

• 会议室预订，结合日历呈现单位会议室预定情况，提供会议室的预定、编辑预定记录等。
• 报名通知，根据会议登记的信息发布会议通知，包括：会议名称、时间、地点、议题等内容，通过多种方式发放，如：门户发布、电子邮件、短信、电话等。
• 会议签到，提供如扫码、大屏等多种签到方式，所有人员参会情况一目了然，自动统计参会人数。
• 会议记录，会后，由专人负责记录会议纪要并下达行动计划，各自负责人及时记录完整情况、完成比率并由督办人确认，保证会议决议的执行力度。

五、行政审批

1、用章管理

通过“手机APP 智能终端”，对用印全过程闭环管理。以“安全”为基础帮助单位实现印章全生命周期管理，记录印章的用印记录，保留用印前、中、后文件以便日后追溯，强化安全与合规。

• 用章申请，在系统发起公章申请，审批通过后由公章保管员在系统对公章外借进行登记
• 用章台账，包含用章申请形成记录与系统其它流程形成的电子章用章记录。

2、出国境

随着国家对外开放与合作战略工作的不断推进，出国出境需求增大。在走出国门前，校园重要领导人都必须完成出国（境）审批手续的办理。

• 包含干部出国境申请，系统化管理每一个出境人员的信息，整个流程变得更加简单高效，便于日后管理人员信息查询和管理出境人员信息。
• 护照使用申请，动态追踪护照的入库、借出、归还等情况，智能化监管让护照管理规范化，降低存管风险，可原件批量借用，移动审批早到手。

3、值班管理

实现全流程无纸化，提升学校教职工值班管理质效,用智能化、信息化手段解决管理效率低、质量差问题。通过收集值班信息灵活管理值班安排，根据历史业务自动排班，实现多个方案混合排班。

• 值班排班，可根据需要按周、月进行排班，排班情况将通过短信、待办等方式发送给值班人员。
• 提供值班公示功能，在公示牌可以看到本周的排班情况。
• 提供值班登记功能，值班人员可以在系统填写值班情况，支持值班登记的修改、删除，支持上传值班照片等信息资料。

4、合同管理

对合同进行体系化、动态化、全流程地管理,从合同起草到签约流程发起、完成签署、合同执行的全周期管理,打造电子化、流程化的电子合同管理平台，有规范合同管理的同时，让合同管理更安全,更高效。

• 提供合同管理模块，满足合同会审、签订、合同款项申请、审批、支付等流程管理，提供二次开发接口，支持与其他系统联动。
• 支持上传合同电子版本或扫描件，合同看板可以实现合同从建立、执行和完成全过程的监控。支持按权限、按查询条件检索合同，可通过报表统计合同的各项统计。

六、财务管理

建立全面融合的费控管理体系,从全流程驱动到全面的集成功能，将多管控方案融合,达到预算与费用一体化的目的;同时，结合财务制度，通过借支管理、条码管理、信用管理等扩展功能,完善费控管理体系。

• 费用预支申请，提供费用预支功能，发起的费用预支通过审批后，直接发送给财务，支持财务付款审批完成资金支付流程即可。
• 费用报销，系统提供费用报销流程，申请人在OA上申请费用报销，在OA系统上上传相关的报销材料，上传发票，进行费用报销的申请、审批，最终完成费用的报销。

七、办公用品管理

对办公用品进行动态、可视化管理,实现从办公用品入库、领用、变更、维修、调拨、到报废处置的全过程闭环管理,帮助学校随时了解资产的状态情况。结合管理场景,实现资产领用、调拨、清理、变更、申请等全部业务流程审批。

办公用品购买入库后，实现动态管理，实际使用与系统有差异，可通过盘点进行核实实际资产动态管理。

• 支持手机扫码直接盘点
• 支持指定部门或指定人员盘点
• 支持全面盘点，也可抽查盘点
• 可按资产不同分类下发盘点任务

八、移动办公

可选择独立APP【持安卓、IOS操作系统】或者接入企业微信。

应用价值

得益于科学的思想指导、优秀的架构设计、合理的功能规划，采用当前主流设计理念及技术，广东多个学校校园管理OA办公系统实现功能性能全面提升，易臣从功能、性能、易用性及系统安全等各方面为学校提供一个更高效、更人性化的校园办公自动化系统。

广东多个校园办公平台的拓展建设，加快学校信息化、数字化、一体化办公进程，逐步改善落后办公条件和工作理念，切实提升各单位、部门之间协同工作能力，优化办公流程，提高办公效率，降低行政成本。