企业事业单位必看，人事档案数字化管理（档案数字化人员管理制度）

人事档案是组织、人事等相关部门，根据党的干部政策，记录干部经验、政治思想、品德作风、工作能力、工作成果、工作业绩等的文件资料，是历史、全民考察和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案馆的重要组成部分。

一、人事档案的数字化管理作用

人事文件的数字化管理，有助于进一步提高工作效率，节省空间和时间，同时还能节约文件的原件。文件给予合理有效的保护。

(一)人事档案的数字化管理有助于减少管理费用。过去采用的纸质文件管理需要大量的人力和物力成本，

因为占据一定的空间，所以费用相对较高。在进行数字管理时，我们可以充分利用互联网的空间、搜索等现代手段

通过该内容，您可以找到所需人员的文件相关信息，执行此类查询的员工不多，从而降低了管理成本。

(二)人事档案的数字化管理有助于提高工作效率。在对档案材料进行数字化管理的同时，资料可以及时返回

你可以尽快利用它。这种新的管理方式使数据查询不再像以前那样麻烦，容易做到，节省人力物力，允许进入。阶段性的提高了文件操作的效率。

(三)人事档案的数字化管理有助于保护原档案。原始文件保留方式是纸质文件保留，占用相当大的空间，审查的过程相当麻烦，多次查询可能会损坏文件。纸质文件是数字化的，保存得更完整，查阅也比较方便。

综上所述，推进人事档案数字化，不仅能有效提高档案利用效率，还能从技术层面防止档案伪造。所以在推进数字化工作的同时，信息安全是我们需要注意的最重要的问题

二、人事档案数字化管理中的问题

（一）人事档案的使用度不足

在传统的纸质查询中，管理者会有麻烦而枯燥的感觉，形成比较被动的局面，而不是主动提供服务数字管理可以快速准确地找到所需的人事文件信息，但目前部分资源尚未完全开发，利用空间值得发掘，对人事档案的开发和利用造成了一定的阻碍。因此，为了保障信息安全，必须加强人事档案的开发和深度，充分利用数字管理，最大限度地发挥人事档案管理数字化功能。

（二）档案管理需要科学化、标准化、信息化

传统的人事档案管理方式大多局限于手工作业，随着形势的发展和人事工作干部档案管理工作要求的变化，暴露出其局限性。因此，要根据人事工作的要求，实现文件管理的科学化、标准化、信息化。在实际管理过程中，由于档案信息输入的不准确、更新不当等原因，档案信息数据库的质量下降，导致人事文件管理数字化的使用效率下降，难以满足档案数字化管理的需要，从而降低了档案管理数字化。

（三）复合文件管理器不足

要实现人事档案的数字化管理，必须有掌握数字化知识的高素质档案人才队伍。考虑到对人事文件保密性的要求比较高，当今不仅精通文件工作知识和计算机管理，政治素养较高的复合文件管理人员比较稀缺，成为人事文件数字化过程中的一大瓶颈因素。由于各种原因，目前人事档案管理部门大部分都是兼职工作，缺乏档案专业知识的系统教育严重影响着档案管理员的工作水平和档案利用。

三、推进人事档案数字化管理的主要措施

（一）加强档案基础设施建设，促进档案工作持续发展。

加强信息基础设施建设作为组织人事部门的重要任务，增加必要的信息技术设备，将人事档案管理工作从传统管理模式转变为数字管理，同时集中使用云计算、大数据等尖端技术，为人事文件管理工作提供技术支持。

（二）改善文件管理的长期机制，提高文件管理质量，各部门组织人事部门要建立一套符合实际需要的文件。

（三）采购第三方服务

通过将档案管理服务外包，交由第三方提供相关服务。市面上有大量人才中心以及专业做档案数字化的公司，可以提供标准化、专业化、有质量的档案管理服务