项目沟通常见的问题

早上项目开晨会的时候，睿哥对项目团队中的人员进行点评。每个人都在讲自己要做的工作内容是什么，然后有什么问题。团队现在的规模是十五个人，每个人讲几分钟，结果一个项目晨会被开成了常规会议，开了将近一个半小时。看到这种情况其实作为项目经理或项目管理的负责人员是应该进行反思的，因为此时的项目沟通成本已经很高了，这时候我不禁想起自己以前在某银行的时候，我们举行PMO的例会的时候，所有的项目经理都要参加，有十几个项目经理，每个项目经理都会负责几个项目，整个pmo例会一般会持续3个小时左右，基本上是半个工作日的标准。结合自己的这些经验，总结在项目管理的过程中，在项目的沟通管理方面存在的主要问题包括：

没有标准的沟通方法

沟通的主要类型包括正式沟通和非正式沟通，正式的沟通包括会议和报告等方式，非正式沟通包括私下里聊天等等。在很多的项目团队都采用的是私下的沟通，而缺少正式的沟通。也就是没有例行的会议和报告制度。这在实际的项目管理中是不符合要求的，标准化和正规化是管理成熟度的第三等级的要求，一个项目团队想要提高自己的效率和默契程度必须实现嘎案例的标准化和正规化，同样沟通管理作为项目管理的一个方面正式沟通的制度必须建立。

沟通成本过大，效率太低

沟通成本过大就是上面我提高的例子，管理者不注意自己的管理幅度的控制，盲目地进行扁平化的管理。在前一个阶段扁平化管理作为互联网企业的一个法宝被大家接受和认可，因为在互联网项目扁平化的管理的确可以降低沟通成本，提升沟通效率。但是扁平化管理也是有自己的局限性的，管理幅度就是一个关键。大家都知道一个人的最优管理幅度是6-8个人，最大的管理幅度是10个人。一旦超过自己的管理幅度我们的管理工作就会出现成本过大和效率太低的问题。所以在超过管理幅度以后我们通常的做法就是增加管理层级建立管理金字塔结构。

沟通效率低下，形不成沟通决议

很多汇报会议会把所有的问题在会议上进行讨论，这也是我们业界的一个常态。会议开得特别长，大家会议没有一个核心的主题，整个会议更像是在进行头脑风暴发言没有组织和顺序。记录会议纪要的人员无从下手，而且会议经过长时间的讨论以后形成一个决议，需要另外组织一次专门的沟通。这就是我们在项目沟通中遇到的主要问题。

对于项目沟通的原则要求

综合以上的沟通存在的问题和在项目的沟通管理中我们需要遵循以下原则：

原则一：开会 不落实=0

我们看到过许多的项目团队，每周都开项目例会，而且项目经理也会将项目所面临的的问题和风险写在会议所使用的项目周报中，但是无论是开周会的时候还是开完周会以后这些问题和风险都得不到落实和解决。导致项目出现巨大的风险，项目延误或终止等情况。就是因为我们没有遵循这样一条原则。

原则二：布置作业 不检查=0

工作或作业怎样才算完成，很多项目都是向相关人员报告完成就算完成了。结果这些没有经过检查的作业到真正的使用的时候忽然发现出现各种问题和BUG，而此时在进行优化而时间又来不及了。我就在项目中遇到过这种情况，对于项目成员交付的工作没有进行检查，结果在第二天给客户进行演示的时候出现了各种问题，导致了演示的终止。所以如果布置作业而不进行检查那么很有可能的结果是零。

原则三：抓住不落实的事 追究不落实的人=落实

有些项目经理的管理选择比较平和的管理方法，对于项目成员出现的延误和错误不进行追究，怕这样做会影响关系或惹恼别人，属于老好人式的管理方式。但是我们研究了很多的案例以后发现越是推行这种老好人式的管理，整个项目管理越是矛盾重重。因为人都有一个特点就是得寸进尺，他不断地试探你的底线然后进行突破。是自己的权利不断扩大，但是他的这种做法又会对其他的人产生影响，那些干活好干活多的人就会产生不平衡，甚至向这种人行动上进行看齐。这就是不进行落实和追究的后果。

开展项目沟通需要做的主要工作

凡是沟通必有准备

很多的项目经理在进行项目沟通之前缺少沟通的准备工作，致使在沟通的过程中出现各种状况，例如对沟通地点的选择就是一项重要的准备工作，怎很多的组织会议室的资源都很紧张。如果一个项目经理在决定开展某项沟通立刻定会议室的时候就会出现没有会议室可定的情况，一定要进行会议室的提前预定。另外一种会议准备不足的情况更加常见，例如连接大屏进行投影的时候，因为设备等原因可能需要各种的调试。所以凡是沟通不需要有沟通前的准备，保证沟通能够正常进行，作为一个项目经理切忌临时抱佛脚。

凡是沟通必有主题

沟通为了达到应有的效果和效率，每次沟通应具备主题，一定要明确沟通的目的是什么，这样才能够使大家的沟通内容和思想实现集中。避免在沟通过程中出现思维和话题的分散，这样进行的沟通很有可能开成头脑风暴的形式。大家思维过于发散导致不能达成一致的意见和成果，导致沟通时间过长或效率过低。

凡是沟通必有纪律

很多的项目团队在进行会议或者沟通的时候会发生激烈的碰撞，甚至是争吵。这个在很多项目实施的时候都是不可避免的，但是如果没有一个沟通的几率进行约束的话，会发生一些进行人身攻击的情况这在沟通的时候要避免。还有就是如果没有纪律的约束，还会出现一些迟到或早退等情况，这些同样需要建立合适的纪律来进行避免。

凡是沟通必有议程

对于参与人数比较多的沟通，有一个会议议程和会议主持人是非常必要的。没有议程和主持人的话沟通过程就会非常的混乱，我曾亲身经历过不少这样的情况，会议没有一个合适的议程和主持人结果会议过程混乱，每个人都不能充分进入自己的角色甚至出现一些发言准备不足，很被动的情况。所以我们还是建议凡是沟通必有议程。

凡是沟通必有结果

沟通结果也就是决议，建议我们每次会议都要有一个决议，而且能够对需要解决的事项明确责任人和解决时间。也遇到过许多的会议虽然也有决议和需要解决的问题但是就是没有明确责任人和解决时间，这样做的后果就是问题得不到任何解决，而且因为没有明确责任人出了问题以后有没有办法追责，造成工作之间互相推脱互相扯皮。