摘要：本文从办公室文书档案的收集和归档管理的重要性入手，对办公室文书档案进行资料的收集和归档管理中遇到的一系列问题进行分析，并提出针对性的解决措施，以期能对办公室文书档案的收集和归档工作有所帮助。

关键词：办公室文书档案；收集；归档；管理

一、对办公室文书档案进行收集和归档管理工作的重要性

（一）管理工作地位重要。办公室文书档案是记录办公室工作的最为重要的文件，是对办公室文书档案进行的收集、归档管理工作，是办公室工作的重要内容，也是办公室的重要职能之一。对办公室文书档案进行收集和归档处理，不仅能使办公室工作更加有序、合理地进行，也对提高相关企业、单位的工作效率有非常重要的作用。在对办公室文书档案传统管理模式的基础上，相关企业、单位以及办公室文书档案管理工作人员应加强对文书档案的收集、管理工作的重视。

（二）记录各单位发展历程。办公室文书档案管理人员通过对文书档案进行收集、记录、归档，以达到记录相关企业、单位在各方面的发展历程、活动的目的。对企业、单位在运营中产生的所有书面材料，进行规范、科学地整合，最终通过对文书档案的收集、归档管理的形式呈现出来。以满足办公室文书档案的考核、评定工作，以及相关人员对企业、单位运营资料的查阅和使用。

（三）便于管理者进行决策。办公室文书档案是对企业、单位相关的发展情况具体的记录，企业、单位的决策人员可以通过对办公室文书档案的查阅，对企业、单位的实际运营情况有具体、全面的了解和掌握。然后结合企业、单位的发展方向、实际发展需求，制定企业、单位的发展计划，对企业、单位的重大事件作出正确的决策。

二、办公室文书档案在收集和归档管理中遇到的困难

（一）材料方面收集不全面。随着办公室文书档案管理工作的深入进行，材料收集方面的问题也日益明显。目前，部分企业、单位中还存在管理人员对相关材料的收集、归档，没有记录的现象。很大程度地影响了办公室文书档案的收集和归档管理工作的顺利进行，造成了档案材料收集水平提升的困难。文件材料遗留，也会造成材料收集不全面。因此，办公室文书档案管理人员在进行材料的收集时，应注重材料的完整性。由于某些文书档案管理部门采用兼职档案管理人员工作态度不端正，没有投入精力工作，也会影响到办公室文书档案材料的完整性。

（二）档案管理人员的素质普遍不高。办公室档案管理人员的素质存在较大差异，部分管理人员在进行档案的收集和归档管理工作时，由于自身相关的管理知识的缺乏，使得档案管理成效大打折扣。过度注重“红头文件”的管理，也会造成办公室文书档案质量不高的现象。另外，办公室档案管理人员责任意识不强，缺乏对文书档案的专业化分类和管理的能力。在进行归档时，对材料中记录事件、内容的真实性没有采取有效的途径进行查阅，或是根本没有进行材料准确性的论证，也将影响到办公室文书档案收集和归档管理最终的质量。为解决这一问题，相关企业、单位需要加强对文书档案的收集和归档管理整个过程的监督，杜绝因管理人员不当管理而降低文书档案质量的现象。

（三）材料收集的力度欠缺。文书档案管理人员自身管理意识的欠缺，没有对文件资料进行归类存放，乱堆乱放，将造成文书档案管理流程缺乏有序性、规范性。相关的企业、单位为从根本上解决这一问题，应加强对文件管理人员文书档案管理工作的监督力度，并制定相关的管理规范，以约束办公室文书档案管理人员的管理行为，从而使文书档案管理工作能顺利进行。文件资料缺少连续性、完整性、落款公章，降低了文件的准确性和可靠性。

三、解决办公室文书档案在收集和归档管理中困难的措施

（一）构建健全的办公室文书档案管理体系。相关的企业、单位应针对办公室文书档案管理工作，制定出相对完善、健全的文书档案管理体系，用以约束文书档案管理过工作中的不规范、不系统、不完全等现象。在建设文书档案管理系统时，在原有的基础上，重新界定文书档案管理相关单位的归档职能以及归档的范围。文书档案管理体系应涵盖各部门有关的考核制度，进一步规范工作人员对文件的处理和打印，全面提高办公室文书档案管理的工作效率，促进办公室文书档案管理总体水平的提升。

（二）全面提高文书档案管理人员的素质。文书档案管理工作想要顺利进行，不仅需要建立完善管理体系，还需要加强对档案管理人员自身素质的全面培养。相关的企业、部门应针对管理人员培养问题，通过对管理人员档期的安排进行了解，安排适当的时间对办公室文书档案管理人员进行专业化知识和管理能力的培训。通过培训，调动管理人员的责任意识和管理工作使命感，引导管理人员投身到文书档案的管理工作中去，全心全意地完成办公室文书档案管理工作，继而达到提升办公室文书档案管理整体管理水平的最终目的。办公室文书档案管理部门中存在较多的兼职管理人员，这就需要相关的企业、单位将兼职人员的培训也列入文书档案管理人员的总体培训中，通过培训提升办公室文书档案兼职管理人员的管理水平，以利于文书档案管理工作的顺利进行。

（三）加强文书档案收集和归档的宣传工作。在进行办公室文书档案的收集和归档管理之前，良好的宣传活动能为后续工作的开展提供意想不到的好处。首先，相关部门应以简报、档案编研等方式扩大宣传范围、加强宣传力度， 提升文书档案管理人员的工作积极性，促进管理人员自身管理意识的提高，从而达到全面宣传的目的。然后，相关企业、单位的领导阶层可以借用多媒体的宣传手段，通过规范管理人员对文书档案的管理方法，定时对文书档案进行核查，并记录库藏等相关信息。最大限度地降低文书档案收集和归档管理中档案缺乏真实性的现象，以保障文书档案的质量、使用率能得以提升。最后，相关企业、单位应加强对文书档案作用的宣传，使更多的员工了解到文书档案在企业、单位正常运行中的重要作用。通过加强对文书档案收集和归档管理的宣传，达到解决传统文书档案管理模式中遗留的问题，提高文书档案收集和归档管理能力，从而达到提升办公室文书档案收集和归档总体管理水平的目的。

四、结束语

受到传统的文书档案管理模式以及其他因素的影响，办公室文书档案收集和管理在实施中仍然存在较多问题。管理人员自身素质、责任意识，以及对材料收集的重视度缺乏，都将会对办公室文书档案收集和归档管理带来影响，降低了办公室文书档案的质量和利用效率。为了解决这一困境，相关的企业、单位需要引导管理人员端正管理态度，加强对管理人员专业化知识和管理能力的培训，并加大对文书档案的宣传力度，通过构建健全的文书档案管理系统，以约束管理人员的管理行为。通过对办公室文书档案收集和归档管理中问题的解决，确保办公室文书档案管理工作顺利进行，为稳定文书档案最佳管理状态提供保障。

参考文獻：

[1]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J]. 办公室业务，2013（23）：57-58.

[2]马婧如. 文书档案科学化管理的路径分析[A]. 中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院.决策论坛——系统科学在工程决策中的应用学术研讨会论文集（上）[C].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院：，2015：1.

作者：王赞

来源：办公室业务