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1.痕迹资料太重要

几年前，有个中学食堂发生食物中毒，被央视媒体报道出来，全国人民都盯着这个学校，食品监管部门被推到风口浪尖上，很有可能要被问责。

幸好，食品监管部门找到了1份现场检查笔录，上面有整改意见，所以逃过一劫，只有教育部门和学校被问责。

如果没有这份现场检查笔录，食品监管部门一定会被问责。

有一年，有个县组织对县直单位的年终考核，考核组到了一个单位，要查看材料。

结果该单位只提供了很少的材料，无法充分体现其工作情况，考核组人员多问了一些问题，结果该单位工作人员用“专业性”术语来忽悠。

还说考核组的一点都不懂，与考核组人员吵起来，最后的考核结果，这个单位自然是排名靠后，既没有充分的痕迹资料，也没有好的态度。

这次疫情防控，有个村防控不力，导致上千人被隔离，省防控指挥部果断免职了20人，但是市级疾控部门未被追责，据说提供的材料足够多，也足够充分，打印机硒鼓都打坏了两支。

上级部门十分感动，觉得基层工作真的太难了。

可见，痕迹资料是多么重要？

2.尽职免责，最重要的就是痕迹资料

尽职免责，如何体现呢？写在汇报材料里面？口头汇报？工作成效明显，如何证明呢？这就需要痕迹资料。

公安执法的时候，都要带上执法记录仪，到现场后，要录像，如何询问、如何劝阻、如何警告，这些过程要全部记录下来，才能申请强制带离现场（如果警告无效情况下）。

如果对象是女的，还需要出动女警。稍微一点程序不符合，都有可能被追责。全程录制的视频就是免责的最好依据。

一般的行政案件。需要有立案呈批单、现场检查笔录、扣押物品清单、案件合议记录、行政处罚告知书、行政处罚决定书、送达回执、结案报告等，这些就是案件办理的依据。

其中，有些程序少了，有些依据不充分，被处罚对象提出行政复议或者行政诉讼，处罚单位可能会败诉，会涉及到行政赔偿的情况。

痕迹资料越充分，说明工作越扎实，自然也就能免除一些责任。

3.如何做好痕迹管理呢？

录像是个好方法。不管是外出检查、案件查办、会议记录、宣传报道，全程录下来，比什么效果都好，但是录像存储量太大，查阅痕迹资料时间较长，在日常工作中不适用，适用于案件查办、可能发生争议情况等方面。

音频等材料也可以作为痕迹管理，但也与视频痕迹一样，查阅痕迹资料时间较长，不够直观，操作起来太费劲，一般工作中也不适用。

所以，在日常工作中，大多数的痕迹资料还是纸质的，比如现场检查笔录，通知、方案、会议图片、讲话稿、总结、处罚通知书等。连交警罚款，也需要拍三张照片，违法前，违法中，违法后。

案件办理就需要一大堆材料。从检查笔录、询问笔录、扣押物品清单、案件合议、处罚预通知、处罚决定书、结案报告等等。

现在的工作痕迹资料，大多数就是纸张，就是A4纸，工作中的图片，下发的通知，上报的总结……都可以打印出来，归档装册。

下面说说如何做好纸质材料的归档。档案管理有专门的打印、装订、分类、归档的标准，在某些事业单位有专门的档案管理员，需要专门去培训，还可以进职称。

不过这个比较复杂，上级部门来检查也没有那么专业，我就说说应付检查，如何做好痕迹管理。

首先，平时资料收集要及时。没有资料来源，那归档就成了无本之木、无水之源了。

大多数的人都是要到考核了，临时抱佛脚，开始归档，才发现差了很多材料，有的当然可以补，但是照片什么的，有可能就找不到了，特别是上级领导的一些照片，难道叫领导来重新照一次？

很多人经常打电话给收发文的同志，叫找这样文件、那样文件，其实就是平时没好好收集起来，累坏了收发文的同志。

所以资料收集要及时。平时工作群里面的资料，保存一份，开会时，照张照片，外出检查时，照点照片，及时存在电脑里面。

其次，合理分类是关键。就是一个原则：独立、穷举。尽量做到不交叉、不重复、不杂糅，横排门类清晰。电脑上的文件夹，你认真设计过了吗？

很多人的电脑桌面密密麻麻，一团糟，不仅电脑速度会减慢，处理文件时也太麻烦，一个文件要去找半天或者根本找不到，太浪费时间，时间都去哪儿了？恐怕就是浪费在这些琐事上。

这就是平时没有好好归档，没有做好分类整理，需要的时候什么资料也提供不出来或者归档起来太麻烦。

打印出来的文件，按照一定的逻辑分类存放，需要用到时，自然很快可以找到。

再次，需要适当的包装。人靠衣装，工作做得再好，也需要适度的包装，才能给人眼前一亮的感觉。买个大钻戒，如果用垃圾袋装了，送给自己的老婆，估计你老婆怀疑是假货。

特别是迎接检查的资料，封面、页眉都可以设计一下。有次我们单位迎接中央部委的检查，从著名摄影家那里要了一张当地的风景照，作为封面背景，设计出来，太漂亮了，检查组赞不绝口。

我们以前有个负责党建的科长，经常将党徽设计在封面上，彩印出来，看着就十分漂亮，很多领导都夸赞。

还有，尽量编上目录，方便查阅，考核检查自然要加分。

最后，资料宜多不宜少。尽量多一些，就像硒鼓打坏了两支的疾控部门，给人的感觉工作扎实，检查的人也觉得你用心了，工作量较大。

轻飘飘的几页纸，给人的感觉就是没做什么工作。

还有，要找出加分的点。很多考核有详细的考核指标和加分指标，这点一定要好好争取。找一些创新的点，争取一下，也有希望的。

痕迹管理，最重要的就是用心。只要用心了，一定做得好。

希望大家都能做好痕迹管理。