广西农科院——解决多院所科研经费管理难题

广西农业科学院创建于1935年，是自治区人民政府直属正厅级事业单位，担负着全区农业重大应用研究和高新技术研究的任务。

全院共有职工近2000人，年到位科研经费超亿元。设有18个直属研究所100个创新团队，共建有11个分院、35个试验站。 建院以来，共获得省部级以上科技成果奖420项，育成推广农作物新品种598个，成果转化推广有力地支撑了广西农业和农村经济的发展。

在新的历史时期，广西农业科学院大力实施科技创新工程，加快推进现代科研院所建设，在全面提升学术水平和影响力的同时，积极引进现代化管理手段，提升管理水平，致力于把农科院建设成为具有热带、南亚热带现代农业学科特色、引领全区乃至东盟现代农业科技发展的农业科技创新中心。

广西农科院在科研管理上面临的问题主要是两方面。

一方面是项目预算及经费管理制度落地难的问题。作为国家事业单位，科研项目的经费来源主要是财政资金，这也就是说对项目资金的管理要求相当严格，为此院里也制定了一系列的科研经费管理制度，但这些制度要想真正落实却并不容易。

例如，虽然有明确的科研经费报销审批流程，但由于每天需要报销的费用较多，依靠人工，财务审核人员只能审核一下票据本身的真假，无暇与项目预算一一核对。最后把关的院领导，更难以全面审核所有的单据，审批变成了一种形式，无法起到管控作用。

另一方面是众多下属院所的管理问题。农科院下属18个直属研究所，每个所既要保证核算上的独立性，而对外，又有数据汇总和报表合并的需求。这就是说普通的仅支持一个会计单位的管理软件完全不能满足。同时，农科院各下属研究所之间在一些大项目上又有协作关系，有时是一个大型项目承担下来，几个单位分别承担一部分，这就要求一个项目既要能对上统一口径，统一核算，对内又能拆分管理。可拆可合，对软件的灵活性要求相当高。

南京宇凡企业管理技术有限公司开发的科研经费管理软件系统成功地解决了我们的难题。

对于我们院来说，宇凡软件不但有针对科研院所的自动化办公系统和人力资源系统，可以实现我们管理的系统要求，它最强大的功能还是科研经费管理。宇凡的科研经费管理从项目预算、项目执行到项目结题验收，实现了项目全生命周期管理。其特色包括：

一、 可以根据管理需要，设置灵活的预算控制策略。

系统提供了五种不同控制策略供选择，从严格的绝对控制，到按比例控制，以及特定条件下的触发控制。用户可以分别按项目类型或对具体项目进行控制策略的设定，非常灵活。

支持项目收入的分拆操作，可以分别按一定比例或按特定金额进行分拆，从而使得不同的下级单位共同承担一个课题时，费用的控制依然可以完美对接。

二、 数据的逻辑关系严谨，智能化程度高。

不同于一般的办公软件，宇凡的费用管控不仅是走流程审批而已，更重要的是建立了各项业务和各个数据之间的关系，从而实现系统自动控制。

诸如：首先，费用预算科目与报销和借支等科目数据相关联，对于每一个科研项目，能自动按预算科目列出累计预算，累计已发生费用，可支出金额，本次发生的金额等信息。以往的报销与借支，无法控制，现在预算没钱，不能报销也不能借支，彻底控制了超出预算开支的问题。

其次报销单与借款单打通，费用报销时可自动对接冲销借款单，系统自动进行多退少补， 减轻了研究人员或财务人员人工查找与匹配的负担。一张报销单还可对应多个借款单。

系统还支持现金、信用卡、公务卡等多种资金结算方式，借款与费用可以直接划转到公务卡，操作便捷。

三、 适用于集团型用户，可支持多单位核算和多种管控策略。

对于集团型用户，支持设置对子公司进行强管控、弱管控、不控制等三种不同的管控模式。在强管控模式下，预算的分类标准完全由上级统一制定，下级只能引用，有利于全集团统一核算标准，统计分析。弱管控模式下，下级单位可以引用上级单位的分类标准，同时可对标准进行细化或追加科目，具备一定灵活度。不管控的模式下，下级单位则拥有完全的自主权。

四、 注重细节，使用方便。

软件在设计时就嵌入了很多贴心功能，使用起来得心应手。

例如：表单的每一行、每一列甚至于每一个单元格，都可以根据不同的条件设定不同的显示颜色，从而使数据的状态一目了然，实现可视化管理。比如，预算使用50%以下可以设定为绿色，为安全区域，预算使用在50%~80%之间为黄色，提醒注意，而预算使用超过80%时，则为红色，意味着需要严格控制，谨防超支了。至于超过预算?那是不可能发生的，系统自动控制，铁面无私，任何超过预算的开支都被直接拦截。

又如：在任何表单状态下，点击项目名称，都可以进入项目的详情页，对项目的全过程进行查询。在报表中，点击相应开支项目，也可以直接获取到费用的原始凭证，方便对费用进行审核。