「流程小故事」理清业务规则及管理标准，优化才成为可能（流程管理重要性的小故事）

在A公司做业务流程梳理项目时，分管领导在反馈一个问题：业务部门抱怨采购流程复杂，审批节点多采购周期长，采购部门则说业务部门提交需求不准确，需要反复沟通确认，甚至在采购环节中，业务部门还进行采购需求的变更，从而拉长了采购时长。

针对这一反馈，优化小组就采购纸巾这一需求进行分析，结果大出意料。

对一个小企业来说，购买纸巾不是一个大事情，但对一个大企业而言，纸巾采购的需求量就比较复杂，且用途比较多，要求比较多，那么在采购的时候会遇到问题。业务部门提交采购需求，说要购买纸巾，但没有明确具体的用途、样式等，但采购部门就要和业务部门沟通，具体的用途、样式，因为每个部门每个人提交采购需求可能是不一样的，加上采购部门没有形成比较完善标准化的物料库，若存在描述不规范，最终导致需求可能也不一样。如，市场部门需要采购纸巾，是随便购买一种就好，还是用于市场推广活动赠品？若是做赠品，则需要考虑定制，就需要明确纸巾的包装上印制公司的相关信息，但这个信息又是不确定的，因此需要进行大量的沟通。

看似一件很小的事，若是缺乏统一的标准、描述清晰的需求，则组织内的沟通成本就比较高，效果还不一定会好，因此需要结合业务部门的个性化需求，进行定制需求，从而引起整个采购周期当拉得很长。

为此，优化组研讨输出的解决方案，将纸巾按业务需求场景及不同的用途提炼成几个标准化的采购品，维护在物料库中，同时对定制化的纸巾也做了限定，这样简化需求提报的标准及沟通成本，采购部门快速推进工作；当然在针对极个别个性化需求，也设立特批采购流程进行提交。

这样，采购申请流程从原来的37天缩短到了5天，采购效率提升了、缩短采购周期，有效的控制成本，提升业务部门满意度。

在企业很多的流程问题，如组织协同差、部门扯皮多等追其根源，大多都与不重视业务规则及管理标准化建设工作有关。业务管理标准化不足，很多事情最后就要靠人治，流程优化慢慢就失去了可能性。

一个不重视业务管理标准化建设的企业，常见的几个现象：

1、领导文化很浓厚，组织内政治斗争比较明显；

2、流程整体设计风格是“又臭又长”，组织效率较低；

3、一般缺乏有效的绩效体系的引导。